نصائح مفيدة

10 طرق لإنهاء محادثة على الهاتف وعدم الإساءة إلى شخص ما

Pin
Send
Share
Send
Send


من السهل تخيل موقف يشعر فيه الكثيرون بالحرج الشديد عندما يكون من الضروري القول أنه لم يعد بإمكانك التحدث عبر الهاتف. أصعب شيء هو إنهاء المحادثة مع أولئك الذين إما ببساطة ثرثار ، أو يصرف باستمرار تفاصيل لها تأثير مباشر على القضية. ربما لا يتعين عليك الركض إلى الاجتماع أو الاتصال بمكان ما في الوقت الحالي ، ولكن مع الاستمرار في المحادثة ، لن نقوم ببقية العمل ، ومن ثم سنفتقد الاجتماع المقرر لساعات لاحقة.

لا يمكنك إخبار المحاور الخاص بك أنه يقول كثيرًا أنك سئمت من الاستماع إليه أو أن كل ما قاله بعيد جدًا عن جوهر الموضوع. لإنهاء محادثة مع محادثة بليغة ، دون الإساءة إليه في الوقت نفسه ، من الضروري أن تكون الحساسية. يجب أن تعبر نغمة صوتك عن اهتمام حقيقي بموضوع المحادثة ، ولكن عليك أن تقول ما يقولونه عادة: "أود التحدث معك لفترة أطول ، لكن يجب أن أعود إلى العمل المهجور" ، أو: "شكرًا لك على الاتصال ، لكن لدي الآن الأعمال العاجلة ".

هناك العديد من الظروف التي يمكن استخدامها لمقاطعة محادثة دون الإساءة إلى المحاور ، ولكن من الأفضل إذا كانت موجودة في الواقع ، وإلا فسيتعين عليك التعايش مع الشعور بالذنب تجاه الأكاذيب القسرية:

  • · "لا أريد مقاطعتك ، لكن عليّ الدخول ، وإلا أخشى أن أتأخر عن الاجتماع".
  • · "آسف ، لقد حان الوقت لعقد اجتماع آخر ، يجب أن أذهب".
  • · "من الجيد جدًا أن أتحدث إليكم ، لكن الآن أحتاج إلى الاتصال بمكان آخر. هل يمكنني الاتصال بك لاحقًا؟ "
  • · قاطعت المفاوضات عندما اتصلت. آسف ، أنا بحاجة لمواصلة ذلك. "
  • · "أنا مشغول الآن ، هل يمكنني الاتصال بك مرة أخرى؟"
  • · "كنت سعيدًا جدًا أن أسمع منك ، ولكني الآن أحتاج إلى المغادرة".

تحتاج إلى إنهاء المكالمة الهاتفية بالطريقة التي تنهي بها المذكرة ، أي ببعض الاقتراحات المتعلقة بالخطوات المستقبلية ، على سبيل المثال:

  • · "لنناقش الأمر مرة أخرى في غضون أيام قليلة."
  • · "سأتصل بك الاثنين القادم".
  • · "اتصل عندما يكون لديك شيء لتوضيح" مع اجتماعنا. "
  • "دعونا نتحدث مرة أخرى ونكتشف ما انتهى بنا."

لنفترض أنك في سبتمبر تتحدث مع شخص لا تتواصل معه كثيرًا. تغلب على إغراء القول بصراحة أن المحادثة التالية بينك يجب أن تتم قريبًا. على سبيل المثال ، مثل هذه الكلمات: "أعتقد أنه من غير المرجح أن نتحدث قبل السنة الجديدة. "الصوت جاف جدا. من الأفضل إظهار المزيد من ضبط النفس والتفاؤل: "آمل أن نتحدث مرة أخرى" أو "حسنًا ، أعتقد ، ستكون هناك فرصة أخرى للتحدث".

هل تجيب على المكالمات عندما يكون لديك زائر؟ إذا كان هناك شخص جالس في مكتبك ، فاطلب من المتصل الانتظار. يصف المجاملة عدم مقاطعة المحادثة مع شخص عبر الهاتف. عادةً ما يسعى الموظف إلى التأكد من أن الشخص الذي يزور مكتبه لا يسمع بطريق الخطأ المعلومات الشخصية أو السرية. عندما يرى الشخص الذي تقبله أنك تؤجل أشياء أخرى أثناء التحدث معه ، فهذا يجعله يشعر أنه يستحق ذلك. علاوة على ذلك ، فإن مقاطعة المحادثة لن تكون مهمًا ومشغولًا فحسب ، بل ستكون أيضًا غير لائق.

عندما تقابل شخصًا محددًا ، اطلب من السكرتير الخاص بك الاتصال بك ، مع من تطلب الاتصال لاحقًا ، مع من يقول ذلك ثم اتصل بنفسك. احصل على هذا الطلب ، وإلا فإنه من السهل الدخول في فوضى. هنا مثال واحد. دعا الموظف الموظف. وعندما سئلت عما إذا كان من الممكن لزوجها الاتصال بها مرة أخرى في وقت لاحق ، قالت إنها تدعو إلى مسألة مهمة وستنتظرها. لم يخبر السكرتير زوجته أن زوجها حصل على ثلاثة هواتف في نفس الوقت ، وبدلاً من ذلك قاطع المحادثة المهمة لرئيسه ، وأظهر له ملاحظة: "زوجتك تتصل ، وتقول إن هناك حاجة ملحة". لم تنقطع المفاوضات المهمة فحسب ، بل كان الموظف قلقًا أيضًا: ماذا يمكن أن يحدث؟ إذا علمت زوجته أنه أجرى محادثة هاتفية متوترة ، فربما وافقت على الاتصال مرة أخرى. وسيتعين عليه هو نفسه أن يشرح للسكرتير الفرق بين "المسألة المهمة" و "المسألة العاجلة" من أجل تجنب سوء التفاهم في المستقبل.

كن حذرًا جدًا عند تجاهل المكالمات التي "تعلق في الهواء لاحقًا". هناك محادثات لا يمكن إنهاءها ، لسبب أو لآخر ، وإذا كان ذلك ممكنًا ، فقط بعد فترة طويلة من الزمن ، على سبيل المثال ، لأن كلا الرقمين مزدحمان للغاية ، وأنت ومحاولك المحتمل يحاولون الاتصال هاتفياً لأيام أو حتى أسابيع.

في النهاية ، تبدأ المكالمات المتبادلة التي لا نهاية لها للاتصال ، في الإزعاج ، لكنها لا تزال غير قادرة على التحدث. يحدث أن يتصل شخص ما في وقت غير مريح ، وتَعِد بالاتصال مرة أخرى غدًا ، ولكن في اليوم التالي كنت مشغولًا بأشياء أخرى ولا يمكنك الاتصال. بعد بضعة أيام فقط اتضح أنك لم تتصل مرة أخرى. يحدث أن تتذكر عطلة كاملة تحتاج إلى الاتصال بها. ولكن عندما تعود ، سوف تتعثر في الوخز بحيث لا تهتم حتى بإنهاء هذه الديون القديمة. في بعض الأحيان يترك شخص ما طلبًا لاستدعائه ويتصرف كما لو كان قد اتصل به وتم إنجاز المهمة.

هل يجب علي الانتظار حتى يتم الاتصال بك مرة أخرى؟ هل أحتاج إلى ترك ملاحظات إضافية أو الاستمرار في الاتصال حتى تلتقط الشخص المناسب؟ يحدث أن تتصل بشخص لديه سؤال ما ، لكنه ليس هناك ، وتطلب أن يتم تحويلك حتى يتمكنوا من الاتصال مرة أخرى ، وترك الهاتف. بعد فترة من الزمن يقوم هذا الشخص بالاتصال بك ، وقد اكتشفت بالفعل كل شيء في مكان آخر ، من شخص آخر. والشخص الذي لم تعد بحاجة إليه ، يطلب الآن إرساله حتى يمكنك معاودة الاتصال به.

هل ستتصل برغم أنك لم تعد بحاجة إلى مساعدته؟ الدردشة ، حتى الاعتراف. أن هذه المرة دونه ، ولكن الاتصال مرة أخرى على أي حال؟ أو حاول تسمية السبب الأصلي للمكالمة. حتى جلست أنها فقدت بالفعل أهمية بالنسبة لك؟ أو ربما الانتظار حتى تنشأ حاجة جديدة حتى لا تضيع الجهود المشتركة للتواصل؟

من الأفضل إعادة الاتصال في أي حال ، بحيث لا توجد مكالمات "متدلية في الهواء" تترك طعمًا غير سار ، أو حتى تخلق سمعة لنا كشخص غير مهتم بالاتصال. يمكنك توضيح أنه تم دعمك في الموعد النهائي للعمل الذي اتصلت به ، لذلك كان عليك حل جميع المشكلات التي نشأت دون مساعدة. ولكن يمكنك معرفة كيفية استخدام أفكار أو خدمات أحد الزملاء ، حتى لو كنت تتحدث معه حول مواضيع مشتركة.

وبالتالي ، يمكن أن تصبح كل من المكالمات والمحادثة الناتجة مهمة لكلا منكما بمعنى أوسع - بمعنى تعزيز العلاقات الشخصية. لذلك ، من وجهة نظر الآداب ، يجب عليك القيام بما يلي: معاودة الاتصال في أي حال ، ما إذا كانت الحاجة تفرض عليك أم لا. كن مهذبا. إذا طلب منك - دعوة.

طريقة 1. سبب وجيه

استمع إلى جوهر مشكلة العميل ، وإذا كان الموقف لا يتطلب استجابة سريعة ، فسر لماذا لا يمكنك التحدث مع العميل الآن. وعد للاتصال مرة أخرى في وقت محدد. يجب أن يكون السبب ساريًا في فهم العميل.

على سبيل المثال ، يتصل العميل ويطلب مناقشة تخطيط الموقع عبر الهاتف. يمكنك أن تقول: "إيفان إيفانوفيتش ، الآن لا يمكنني رؤية التصميم ، لأنني لست على الكمبيوتر. سأكون في مكان العمل خلال 15 دقيقة وسأعاود الاتصال بك على الفور ، حسناً؟ "

أسباب جيدة لا يمكن أن يكون مكالمات من عملاء آخرين قادمة بالتوازي. إذا أخبرت العميل أنه لا يمكنك التحدث معه ، لأن هناك عميلًا آخر يتصل في نفس الوقت ، فستقلل من شأن وضع العميل وتسيء إليه. إذا كان لديك بالفعل عميل مختلف على مكالمة متوازية ، فاستخلص لسبب مختلف لعميل الاتصال.

نصائح مهمة:

  • فكر مقدمًا في أسباب وجيهة لعدم قدرتك على التحدث مع العميل. عندما يتصل العميل حقًا ، سيكون الخروج بسرعة لسبب ما أكثر صعوبة.
  • اتصل دائمًا بالزبائن في الوقت الموعود ، وإلا فسوف تسيء إلى الناس. سوف يعتقدون أنك نسيت عنهم.

الطريقة 2. "أحتاج إلى وقت لتحليل الموقف"

في بعض الأحيان يتصل العملاء ويحاولون معرفة سبب حدوث خطأ ما في المشروع أو سبب وجود أي أخطاء. لا يمكنك الإجابة على الفور ، لأن الوضع يتطلب التحليل. في هذه الحالة ، يمكننا أن نقول: "إيفان إيفانوفيتش ، فهمت جوهر المشكلة الموصوفة. أحتاج إلى وقت لتحليل الموقف وإعداد خيارات الحل. اسمحوا لي أن أرى معلومات المشروع اليوم وأكتب خطابًا يتضمن تحليلًا مفصلاً للموقف لك بحلول الساعة 6 مساءً.

طريقة 3. "لا مكان للكتابة"

هناك عملاء يحاولون إملاء قائمة من التعديلات أو غيرها من المعلومات عبر الهاتف. يجب ألا تقبل التعديلات أبدًا عبر الهاتف ، لأن العميل يمكنه أن ينسى ما طلب القيام به ويقول إنه لم يقل ذلك.

في هذه الحالة ، يمكننا أن نقول: "إيفان إيفانوفيتش ، لست في مكان العمل الآن ، وليس لدي الفرصة لكتابة تعديلات ، ولا يوجد قلم وورقة. هل يمكن أن ترسل قائمة التعديلات إلى بريدي الإلكتروني؟ "عادة ، يتقدم العملاء ويرسلون قائمة التعديلات إلى البريد الإلكتروني.

طريقة 4. "التبديل"

لا يعمل مع جميع المواقف ، لكنه يعمل بكفاءة. على سبيل المثال ، قمت بإرسال تخطيط أو نص للعميل للموافقة عليه. وفجأة يقوم هذا العميل بالاتصال بك ، ولكن بشأن مشكلة مختلفة تمامًا. أنت تستمع إليه بعناية وتقول: "إيفان إيفانوفيتش ، فهمت جوهر المشكلة. فضلاً أخبرني ، هل تلقيت رسالتي بهذا الشكل أو النص؟ هناك بعض المسائل المهمة التي أود مناقشتها أيضًا. " إذا كان العميل لا ، فأنت تواصل: "من الجيد أنك اتصلت. واسمحوا لي أن أكرر نسق التصميم / النص إلى بريدك الآن ، وسوف ننظر إليها ، وبعد 30 دقيقة سأتصل وسوف نناقش كلتا المسألتين في وقت واحد ، حتى لا تسحبهما؟ "كقاعدة عامة ، يوافق العميل ولديك 30 دقيقة على الأقل لحل الآخرين المهام.

لا تنس أن تكرر ما وعدت به!

طريقة 5. تشاف تشاف تشاف

عند العمل ، احتفظ بالحلوى أو السندويش أو أي شيء صالح للأكل على الطاولة. إذا جاءت مكالمة من صديق ، ولكن لا يمكنك التحدث لفترة طويلة ، فخذ طعامًا في فمك وابدأ المضغ. ثم أجب (مع الحلوى في فمك): "مرحباً! تشاف تشاف تشاف. اسمع ، أنا آكل الآن ، مع فمي ممتلئ. تشاف تشاف تشاف. يمكنك الاتصال بي مرة أخرى في 15 دقيقة؟ تشاف تشاف تشاف. شكرا لك!

فقط لا تختنق أثناء المحادثة :-)

طريقة 8. أستيقظ مبكرا للعمل

هناك أصدقاء يحبون الاتصال في وقت متأخر من الليل. إذا كان لديك صديق كهذا ، يمكنك التحدث معه. إذا استمرت المحادثة ولم تستطع الاستمرار ، فقل أنك يجب أن تستيقظ مبكرًا للعمل غدًا. ستكون سعيدًا بمواصلة الاتصال ، لكن لا يمكنك القيام بذلك. سيفهم أحد الأصدقاء ، وستنتهي المحادثة.

طريقة 10. الرجوع إلى الرفاه

يمكنك إخبار صديق أو صديق أنك لا تشعر أنك بحالة جيدة ، خاصة إذا كان هذا صحيحًا. من غير المرجح أن يصر صديق على التواصل المستمر إذا كنت متعبا أو لا تشعر بحالة جيدة. على الأرجح ، ستنتهي المكالمة الهاتفية بسرعة.

درسنا 10 طرق لإنهاء محادثة هاتفية وليس الإساءة إلى الشخص الآخر. آمل أن تساعدك هذه المعلومات في تنظيم تدفق المكالمات وألا تشتت انتباهك عن طريق التواصل إذا كنت مشغولاً بأمور مهمة أو لا تستطيع التحدث الآن. اكتب في التعليقات الأساليب التي تستخدمها لإكمال محادثة هاتفية بسرعة!

العثور على حروف الجر

غالبًا ما تكون هذه الإشارات غير اللفظية كافية للمحاور لإنهاء الحوار. إذا لم يكن كذلك ، عليك القيام بذلك:

أوه ، انظر إلى الوقت!انظر الى الوقت!
وعدت بمقابلة أختي في نصف ساعة.وعدت بمقابلة أختي في نصف ساعة.
لدي موعد آخر في غضون ساعة.لدي اجتماع آخر في غضون ساعة.
لقد فقدت مسار الوقت ، فلدي ركضًا.أنا لا أتابع الوقت على الإطلاق ، لا بد لي من الجري.
أتمنى أن نتمكن من التحدث أكثر قليلاً لكنني تأخرت.أود التحدث أكثر من ذلك بقليل ، لكنني متأخر.
لقد لاحظت للتو تأخرت عن موعدي التالي.لقد أدركت أنني تأخرت عن الجلسة القادمة.
لقد حصلت على الموعد النهائي الملحة.أنا بحاجة ماسة لتسليم العمل.
أحتاج للوصول إلى المحل قبل إغلاقه.أحتاج للذهاب إلى المتجر قبل إغلاقه.

ربما شخص ما ينتظر مكالمتك ("أحتاج إلى إجراء مكالمة هاتفية"). في حفلة ما ، من المناسب القول أنك تريد تناول مشروب آخر ("أحتاج إلى الحصول على مشروب آخر") أو شاهدت صديقًا في الطرف الآخر من الغرفة ("لقد رصدت صديقي عبر الغرفة"). بالنسبة للضيف المتأخر ، دعهم يعلمون أنك تمارس الإنجليزية للمحادثة مع متحدث أصلي وأن درس Skype على وشك البدء.

إذا لاحظت أن الشخص الذي تتحدث إليه قد نفد صبره بالفعل ، يمكنك أن تقول:

لا أريد أن أبقيك لفترة أطول.لا أريد أن أعيقك بعد الآن.
ربما كنت مشغولا.يبدو أنك مشغول.
لا أريد احتكار وقتك.أنا لا أريد أن أغتنم وقتك.

الكلمة فقط سوف تأتي في متناول اليدين:

أردت فقط التأكد من أنك بخير.أردت فقط التأكد من أن كل شيء على ما يرام معك.
أردت فقط أن أرى كيف كانت الوظيفة الجديدة تسير.أردت فقط معرفة كيف تسير الأمور في وظيفتي الجديدة.

لا يضر التأكيد على أنك استمتعت بالمحادثة:

كان من الجيد أن ألتقي بكم لكن علي أن أذهب الآن.كان من الجيد أن ألتقي بكم ، لكن الآن يجب أن أذهب.
لقد كان من دواعي سروري التحدث إليكم.كان من الجيد التحدث معك (هذا الخيار مناسب أكثر للوضع الرسمي ، أشخاص غير مألوفين).

إذا قال المحاور ذلك بالتجويد التصاعدي ، كما لو كنت تدفعك للإجابة ، يمكنك أيضًا استخدام هذا للتراجع ، على سبيل المثال: لذلك كان من الجيد اللحاق بك ولكن. ("كان من الرائع التحدث معك ، لكن."). في هذه الحالة ، يتم نطق الكلمة هكذا بالفعل بالتجويد الهابط.

وعد للدردشة مرة أخرى

يمكنك النزول بعبارة غامضة:

يجب أن نلتقي قريبًا.يجب أن نلتقي قريبا مرة أخرى.
دعنا نلتقي قريبادعنا نلتقي يوما ما.
سأتصل بك الأسبوع المقبل.سأتصل بك مرة أخرى الأسبوع المقبل.
سأكون على اتصال.أنا على اتصال.
ربما سأواجهك لاحقًا.ربما لا يزال يعبر قليلا في وقت لاحق.
نأمل أن نتمكن من التقاط هذا الكلام في وقت لاحق.آمل أن نواصل هذه المحادثة في وقت لاحق.

لكن من المحتمل أن يكون المحاور أكثر متعة لسماع شيء محدد:

نراكم يوم السبت.نراكم يوم السبت.
ماذا عن صباح الأربعاء المقبل؟ربما صباح الأربعاء المقبل؟
هل يمكنني الاتصال بك الأسبوع المقبل؟هل يمكنني الاتصال بك الأسبوع المقبل؟

وداعا!

لقد حان الوقت لابتسامة الوداع: "وداعا الآن. اعتن! "أو فقط" وداعا الآن! ". ربما تعرف الكثير من الخيارات: حول هذه المسألة ، يجب على المعلمين الذين يدرسون اللغة الإنجليزية على سكايب أو "مباشر" التوقف أولاً وقبل كل شيء ، وكذلك عن موضوع تحيات الإنجليزية.

إذا كان المحاور لا يفهم التلميحات

كن مهذبا ، ولكن حازما. في النهاية ، لا تطلب إذنًا لإنهاء المحادثة ، لكن قل أنك تغادر:

أنا آسف بشدة لنعزلك ، لكن.أعتذر عن المقاطعة ، لكن.
لا أريد أن أكون وقحًا ، لكنني أرغب في الرضوخ لنفسي.لا أريد أن أبدو وقحًا ، لكنني أود أن أغادر إجازتي.

هناك تكتيكات أكثر أناقة. على سبيل المثال ، اطلب من المحاور أن يعرّفك بأحد الحاضرين. أو أدعوك إلى الذهاب إلى مكان ما معك في الوقت الحالي - من المحتمل أن يرفض ، ويتركك وحدك. عندما يتصل مشارك جديد بمحادثة ، يمنحك هذا أيضًا سببًا للتقاعد.
نأمل أن تجرب واحدة على الأقل من هذه العبارات اليوم! للعمل بها ، ليس من الضروري أن تكون في بيئة لغوية. إذا كنت تدرس اللغة الإنجليزية في المنزل مع مدرس شخصي ، يمكنك أن تطلب منه التركيز على هذه التعبيرات. ولا تنسَ الفرصة للدردشة في نادي Skyeng: هذا سيتيح لك صقل لغتك الإنجليزية المنطوقة على سكايب دون ترك بيئتك المنزلية المعتادة!

قد تجد المقالات التالية مفيدة:

شاهد الفيديو: كيف تتعامل مع شخص قام بحظرك و تجعله يندم على ذلك (سبتمبر 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send