نصائح مفيدة

المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

Pin
Send
Share
Send
Send


تخيل للحظة أن أحبائك يذهب بعيدا ، وسوف تراه قريبا. لكن التطور الحديث للبشرية يوفر العديد من الطرق للتواصل والبقاء على اتصال. بالإضافة إلى الهاتف ، هناك أيضًا رسائل. البريد العادي والإلكتروني. أيهما أفضل؟

حسنًا ، إذا لم يكن لديك أنت وعنوان المرسل إليه المحتمل الإنترنت لديك ، فسيختفي السؤال بمفرده. ولكن إذا كان هناك مثل هذه الفرصة؟ بالطبع ، البريد الإلكتروني أكثر ملاءمة وأسرع بكثير ، لكن من الجيد أن تضع في يدك الصفحات التي كتبها شخصك العزيز.

"الطابع الإلكتروني" للرسائل هذا بلا شك مستوى جديد من التواصل. ولكن بعد السرعة ، يتم فقد بعض مزايا رسائل البريد. 90٪ من خدمات البريد الإلكتروني لا تسمح لي بالتعبير عن نفسي في اختيار الورق واللون والكتابة اليدوية. عدد قليل فقط ، ومؤخرًا ، زود المستخدم بمجموعة كبيرة من "الورق" - الخلفية ولون الحروف والخطوط. ولكن لا يزال ...

شخصيا ، يسرني أن أتلقى رسائل في صندوق بريد عادي ، من الجيد أن أحمل مظروفًا عاديًا في يدي. وحتى في بعض الأحيان يكون من الجيد أن يستغرق الأمر وقتًا لإرساله. بعد كل شيء ، السرعة ليست دائما جيدة.

ومع ذلك ، يتم فقد شيء ما في رسائل البريد الإلكتروني ... يتم فقد فن كتابة الرسائل ... يضاف التوقيع تلقائيًا ... لا يوجد مجال كبير للفردية ... لا يوجد مجال كبير للروح.

لا ، بالطبع ، هناك روح ، لكن مع ذلك ، هناك مجموعة من الشخصيات على لوحة المفاتيح والكتابة اليدوية هما شيئان مختلفان. وطاقتهم مختلفة. من خلال الكتابة اليدوية ، يمكن لعلماء النفس المحترفين تحديد ليس فقط مزاج الشخص وقت كتابة هذا التقرير ، ولكن أيضًا تحديد المشكلات الداخلية ، يمكن أن تشكل صورة نفسية للشخص.

كان هناك ليكون كله آداب الكتابة. اعتمادًا على حالة وموقف المرسل إليه ، والسبب في الرسالة والعلاقات الشخصية بين الأشخاص. يمكن أن يفسد العنوان أو الورقة المختارة بشكل غير صحيح موقف المرسل إليه تجاه مؤلف الرسالة ويستنتج أن الأخير غير متعلم. يجب أن تقر بأن هذه التفاصيل الدقيقة تضيع في البريد الإلكتروني ، وثقافة الكتابة بشكل عام. يمكنك مقارنة كيفية كتابة الرسائل من قبل آبائنا وجداتنا ، وكيف يتم ذلك الآن. ناهيك عن حقيقة أنه من المستحيل عمومًا مقارنة الأمثلة المعاصرة لهذا النوع من الروايات بأزمنة ألكساندر بوشكين.

الآن الحد الأقصى الذي يتم القيام به هو دراسة قواعد آداب العمل في خطابات الأعمال. وبعد ذلك - هو الآن الحد الأدنى. الحريات والتبسيطات الكبيرة مسموح بها في المراسلات التجارية الإلكترونية بين الشركاء التجاريين. وتقتصر رسائل البريد على تسليم العقود الأصلية عن طريق البريد.

الشيء المحزن هو أن الناس ، الذين يرغبون في تسريع العملية ، يحرمون أنفسهم والمرسل إليه من مثل هذه التافهات الممتعة التي لا يمكن تحقيقها إلا من خلال خطاب مكتوب شخصيًا. السباق من أجل السرعة لا يسمح لنا بالتوقف وأخذ نفسًا عميقًا. كان أسلافنا ، الذين يعيشون في هذا العالم أصغر بكثير من متوسط ​​سكان العالم الحديث على كوكب الأرض ، وكان لديهم وقت فراغ أكثر بكثير منا. كل هذا مذهل. يعمل كما لو كان في حلقة مفرغة.

هل تتذكر كيف قبل الأطفال كتب رسائل إلى فئات كاملة من الأطفال من الجمهوريات الشقيقة؟ وبعد ذلك لسنوات عديدة تقابلوا ، ظلوا على اتصال. ولكن في الواقع ، ما الذي يربطهم؟ رسائل فقط. وجاءوا لزيارة بعضهم البعض ، وبعد ذلك كانوا أصدقاء للعائلات. والآن سوف تجيب على رسالة من شخص غريب من بلد آخر ، وضعها ساعي البريد في صندوق البريد الخاص بك؟ على الأرجح ، تعتقد أن هذه إما نكتة غبية أو أنها عملية احتيال. بشكل عام ، من غير المرجح أن تجيب. ياله من المؤسف.

اكتب رسائل لبعضها البعض! فكر في صديق الطفولة القديم الذي ذهب للعيش في بلد آخر! خذ وقتك قبل كل شيء بنفسك!

عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ، يجب إكمال جميع الحقول المقدمة

تُلزم قواعد المراسلات التجارية بالبريد الإلكتروني مرسل الرسالة بملء جميع الحقول الواردة في البريد الإلكتروني ، مثل عنوان واسم مستلم الرسالة ومرسلها. تأكد من وصف الموضوع ، الذي يصف باختصار جوهر الرسالة المرسلة. في كثير من الأحيان ، يعتمد مصير الرسالة المرسلة وسرعة حل المشكلة الموضحة فيه على الموضوع الموضح بشكل صحيح. يجب أن تبدأ رسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري بتحية - وهذا تعبير مباشر عن احترام المستلم مهم جدًا في المراسلات. بعد التحية ، يجب أن يتبع النص المسمى "نص الرسالة" ، وفي النهاية يتم ترك توقيع ، على سبيل المثال ، "مع خالص التقدير ، بريسوف بيوتر إيفانوفيتش".

تحية في المراسلات التجارية

في هذه المرحلة ، يجدر تركيز انتباهك بشكل أكبر ، حيث أن لفتة الاحترام مهمة جدًا في أي جانب من جوانب الاتصالات التجارية. أفضل عبارة ترحيبية هي "مساء الخير" أو "مرحبًا". يؤدي إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني إلى تقييد المرسل في استخدام عبارات "مساء الخير" أو "صباح الخير" ، حيث يمكن للمستلم قراءة الرسالة في وقت لاحق بكثير من استلامها. كما أنه ليس صحيحًا استخدام التعبيرات العامية المستخدمة في الاتصال غير الرسمي في التحية.

بعد كلمة أو تحية عبارة ، يجب عليك الاتصال بالمستلم بالاسم والمستفيد ، وإذا كان الاسم غير معروف للمرسل ، فيمكنك تخطي هذه اللحظة. بعد خطاب الترحيب ، يمكنك المتابعة لتحديد الغرض من الرسالة.

الملفات المرفقة في المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

إذا كان الغرض الرئيسي من الرسالة ليس فقط سرد مكتوب وبيان لجوهر المشكلة ، ولكن أيضًا إرسال الملف ، فمن الأفضل إرفاق الكائن المعاد توجيهه في المقام الأول. غالبًا ما يحدث أن ينسى العديد من المرسلين ، بسبب عدم الانتباه ، جوهر المشكلة في نص الرسالة ، أن يرفقوا المرفق الضروري. قد يؤثر هذا الإهمال سلبًا على السمعة التجارية لمُرسِل خطاب الأعمال.

يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني معروفًا وموجزًا

تلزم قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني المرسل بأن يكون له اسم إلكتروني يمكن التعرف عليه ، والذي يجب أن يحتوي على معلومات حقيقية عن اسم المرسل. لا تبدو الرسائل الرسمية والطعون موجزة وسخيفة للغاية عند الإشارة إلى تعبيرات أو كلمات غير رسمية في عنوان البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، عنوان البريد الإلكتروني limon_petya. تبدو صلبة للغاية لشخص بالغ. بالنسبة إلى المراسلات التجارية ، من الأفضل إنشاء بريد إلكتروني منفصل ومراقبة آداب المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني.

استخدام وظيفة الرد السريع (الرد) للرد على الرسائل المستلمة مسبقًا

تساعد وظيفة الرد أو الاستجابة (في شكل مختصر ، مثل Re :) المستخدم على الاستجابة السريعة للرسائل المرسلة مسبقًا من المرسل. تتمتع هذه الوظيفة أيضًا بالقدرة العالمية على قراءة المراسلات السابقة مع المحاور بشأن موضوع معين. لكن قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني تُلزم المرسل بإعادة تسمية موضوع خطاب العمل ، إذا تم تغيير جوهر المناقشة أثناء المراسلات.

قبل إرسال خطاب عمل ، يجب إجراء التدقيق اللغوي للأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم.

البريد الإلكتروني يبسط تبادل المعلومات ، ولكن خلال المراسلات التجارية ، لا تهمل قواعد اللغة الروسية ، حيث يمكن أن يؤثر أي خطأ مهمل على سلطة المرسل. قبل إرسال خطاب ، يجب عليك مراجعة النص عدة مرات والتحقق منه بعناية لوجود أخطاء علامات الترقيم والمكاتب. لدى العديد من عملاء البريد الإلكتروني وظيفة التدقيق الإملائي ، لذلك يجب الانتباه إلى الكلمات التي تحتها خط أحمر. إذا كانت لديك شكوك حول الإملاء ، فيجب عليك طلب المساعدة على الإنترنت أو التحقق من الإملاء باستخدام قاموس التدقيق الإملائي.

يجب ملء حقل المستلم في آخر

لتجنب إرسال رسائل غير مكتملة أو غير محررة ، يجب إدخال عنوان مستلم خطاب العمل في آخر لحظة قبل الإرسال. يتم أيضًا تضمين هذه القاعدة في أساسيات اتصالات البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. يحدث أنه عند ملء حقل المرسل إليه ، يمكن أن تقدم رسالة البريد الإلكتروني قائمة بالمستلمين الذين تم استخدامهم مسبقًا ، وهنا يجب عليك أيضًا الانتباه حتى لا تقوم عن طريق الخطأ بإرسال خطاب عمل إلى المرسل إليه من جهة خارجية.

هيكلة خطاب العمل

لا تنطبق قواعد هيكلة النصوص على الوسائط الورقية فحسب ، بل تنطبق أيضًا على قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. ليس من المناسب دائمًا أن يقرأ المستلم كميات كبيرة من نص الرسائل على شاشة الشاشة. لتبسيط هذه النقطة ، يجب عليك تقسيم النص إلى فقرات صغيرة شكلت منطقيا وتجنب الجمل المعقدة في كتابة نص خطابات العمل. يجب ألا يزيد الطول الأمثل لكل جملة واحدة في خطاب العمل عن 15 كلمة.

يجب أن يكون جوهر خطاب العمل منصوصًا عليه

بالإضافة إلى الموضوع المحدد لخطاب العمل ، يجب أن يهتم المستلم أيضًا بالجملتين الأولى والثانية من النص الرئيسي. تتمثل مهمة المرسل في أن يذكر في بداية الرسالة جوهر المشكلة أو السؤال الذي يخاطب به المستلم. يجب أن تشير الجملة الأولى إلى الغرض من إرسال خطاب العمل. نموذج: "نعلمك أن شروط الالتزام بموجب العقد رقم 45 بتاريخ 2 يناير 2017" بشأن توريد المواد السائبة "قد أوشكت على الانتهاء. لتجديد العقد ، يجب عليك تقديم حزمة متكررة من المستندات. " بفضل الهدف المحدد ، تتوفر للمستلم الفرصة للتعمق في الفكرة الرئيسية لخطاب العمل. إذا كان نص الرسالة كبيرًا جدًا ، فمن الأفضل استخدام وظيفة المرفق للكائن كمرفق في شكل مستند نصي ، ولكن في نفس الوقت ، اترك مقالة مرفقة تغطي الرسالة التجارية مع حقل النص. نموذج: "نحن نرسل لك للمراجعة نسخة إلكترونية من خطاب شركة" Mak-Stroy ". نطلب منك إبلاغ قرارك بشأن تمديد العقد رقم 45 بتاريخ 2 يناير 2017 "بشأن توريد المواد السائبة" بحلول الموعد النهائي المشار إليه في الرسالة. "

يجب الرد على كل رسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري.

هناك أمثلة سلبية لمراسلات الأعمال حيث يتجاهل المستلم خطاب العمل لأي سبب. في بعض الأحيان يمكن أن تكون هناك حالات لا يمكن فيها تقديم الإجابة بسبب بعض المواقف ، على سبيل المثال ، قد يستغرق المصطلح الخاص بحل المشكلة عدة أيام أو يكون المستلم في الاعتبار ولا يمكنه الإجابة على السؤال فورًا. في هذه الحالة ، يجب تقديم تعليق موجز حول هذا الموضوع ، على سبيل المثال ، "Hello، Petr Ivanovich. لقد استلمت رسالتك ، لكنني أجد اليوم صعوبة في الإجابة ، حيث يجب أن أتشاور مع الإدارة العليا. سأبلغ عن مشكلتك إلى المدير التنفيذي لشركتنا وسأقدم ردًا رسميًا بحلول نهاية الأسبوع. بكل احترام ، مدير المبيعات إيفان ج. بيلوف. "

تجدر الإشارة إلى أنه إذا لم يتم تقديم الإجابة في غضون ثلاثة أيام عمل ، يمكن تقييم حقيقة صمت مستلم خطاب العمل على أنه تجاهل ورفض التواصل مع المرسل.

في إعداد رسائل الاستجابة يجب الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة

إذا كانت الرسالة المرسلة إلى المستلم استفهامًا ، فعند تجميع الرسالة ، يجب أن تقدم إجابات على الأسئلة بالترتيب الموجود في النص المستلم لخطاب العمل. إذا تم طرح الأسئلة ، يأمل المرسل في تلقي إجابات محددة. عند إنشاء خطاب ، لا ينبغي ترقيم الإجابات ، كل ما تحتاجه هو ذكر الفكرة بالترتيب. للإجابة على جميع الأسئلة المطروحة ، عليك أولاً إعادة قراءة خطاب العمل المستلم عدة مرات ، وفي حالة وجود الكثير من الأسئلة ، من الأفضل أن تكتبها بشكل منفصل حتى لا تفوت. إذا كان من المستحيل الإجابة على بعض الأسئلة المطروحة ، تجدر الإشارة إلى أنه في الوقت الحالي ، لسبب ما ، لا يمكن تقديم الإجابة.

لا تسيء استخدام الاختصارات والتصميم العاطفي والأحرف الكبيرة

هناك أمثلة سلبية على المراسلات التجارية عندما يخففها المرسلون باستخدام علامات غير رسمية في شكل الابتسامات. استخدامها شائع عند التواصل على الشبكات الاجتماعية ، ومع ذلك ، فإن قواعد المراسلات التجارية لا ترحب بمظاهر المشاعر هذه ، لأن المتلقي قد لا يعرف معناها الحقيقية ويأخذها للحصول على مجموعة غير مفهومة من أخطاء علامات الترقيم.

أيضًا ، يجب أن ترفض كتابة النص بحروف كبيرة. على الإنترنت ، تسمى مجموعة من الكلمات المكتوبة بحروف كبيرة "عبارات مبهجة" وغالبًا ما تحمل هذه العبارات لونًا سلبيًا. عند قراءة خطاب عمل إلكتروني ، قد ينظر المستلم إلى هذا الخط سلبًا ، مما يؤثر سلبًا على تصور المعنى. إذا كنت بحاجة إلى التأكيد على أهمية لحظة في خطاب العمل ، فمن الأفضل استخدام عبارات تمهيدية ، على سبيل المثال ، "يرجى العلم بأنك بحاجة إلى تقديم حزمة من الوثائق لتمديد العقد في موعد لا يتجاوز 02/10/2017" أو "يرجى ملاحظة أن الوثائق لتمديد العقد يجب تقديمه قبل 02/10/2017. "

لا تنقل المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني

من أجل نقل المعلومات الشخصية أو السرية ، من الأفضل رفض صناديق البريد الإلكترونية ، حيث يوجد تهديد باعتراض مجرمي الإنترنت للمعلومات لاستخدامها لتحقيق مكاسبهم الشخصية. قد تتضمن هذه المعلومات: أرقام الهواتف ، وكلمات المرور من البطاقات المصرفية ، والحسابات المصرفية الشخصية ، وما إلى ذلك. من المهم أن تتذكر أن المعلومات مخزنة على خادم وكيل البريد ويمكن سرقتها في حالة الاختراق.

يجب أن يكون توقيع المرسل في نهاية الرسالة.

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تحتوي كل رسالة مرسلة على توقيع محدد. في كثير من الأحيان ، يقدم مطورو صناديق البريد وظيفة كتلة التوقيع ، حيث يمكنك إدخال بياناتك في الموضع والاسم ورقم هاتف الاتصال. بعد ذلك ، سيتم عرض هذه الكتلة تلقائيًا في نهاية كل حرف ، مما يبسط الكتابة. من المهم توقيع الرسالة بشكل صحيح حتى يمكن للمستلم الاتصال بالمرسل بشكل صحيح عند الرد على الرسالة. مثال للتوقيع قد يبدو كالتالي: "مع خالص التقدير ، رئيس المبيعات بيتروف نيكولاي أليكساندروفيتش ، +79810000000".

استخلاص النتائج ، يمكن الإشارة إلى أنه من أجل فهم كيفية إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني ، لا تحتاج إلى تعلم أساسيات إضافية ومعقدة. من الضروري فقط التقيد بالقواعد الأولية للآداب والامتثال لقواعد اللغة الروسية.

Pin
Send
Share
Send
Send